Onboarding: O que mudou no processo?

Onboarding: O que mudou no processo?

 

Antigamente, o processo de recepção e adaptação dos colaboradores admitidos ao novo ambiente organizacional era chamado simplesmente de “integração”. Hoje é muito comum nos depararmos com o termo “onboarding”. O nome mudou, mas será que esse processo continua o mesmo?

 

A EVOLUÇÃO DO PROCESSO DE INTEGRAÇÃO

 

Revisando uns arquivos antigos, me deparei com um “Manual de Integração” que criei para uma empresa há muitos anos. Lembrei-me do tempo que gastávamos imprimindo e encadernando os manuais. Junto com o manual, entregávamos para o novo colaborador um kit com bloco de anotações, lápis e caneta. Depois íamos para o auditório, para projetar a apresentação institucional e as regras da empresa em uma tela através do retroprojetor. É bem provável que algumas empresas ainda adotem esse método, ou algo parecido, porém, com o avanço da tecnologia nos últimos anos, grande parte do processo de integração se tornou digital em muitas empresas. Além disso, as empresas passaram a entender melhor a
importância da integração dos recém-chegados para a adaptação e retenção de pessoal. Com isso, o processo passou a ser mais elaborado e ter mais importância e reconhecimento nas organizações, se tornando estratégico para a área de RH.

 

ONBOARDING EM TEMPOS DE TRABALHO REMOTO

 

Com o início da pandemia em 2020, muitas empresas deixaram de fazer o processo de integração por não estarem mais todos no mesmo ambiente e pela dificuldade em se adaptar a um novo modelo de onboarding. No entanto, exatamente neste momento esse processo é mais importante do que nunca. Imagina começar a trabalhar em uma empresa e não conhecer nada nem ninguém, entrar em uma reunião online sem saber quem são aquelas pessoas e o que fazem, não saber quais são os objetivos organizacionais, estrutura da empresa, processos, etc.

 

Se a empresa já possuía um processo de onboarding presencial, é preciso adaptar para o modelo remoto. Se ainda não faz nenhuma integração, está mais do que na hora de começar.

 

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ONBOARDING REMOTO – COMO ESTRUTURAR

 

O primeiro passo é definir o que vai ser tratado no processo de integração. Cada tipo de empresa pode adotar diferentes tipos de integração, com duração de algumas horas a meses, dependendo da função e da complexidade do negócio. Não existe um modelo único de onboarding remoto, mas conhecer o que está sendo praticado no mercado é importante e pode ajudar nessa estruturação.

 

Para ajudar nessa tarefa, compartilhamos um guia de boas práticas para estruturar um processo de onboarding remoto. Confira:

 

1) ANTES DA CHEGADA

 

– Comunique aos colaboradores sobre a chegada do novo integrante, assim ninguém será pego de surpresa e todas as áreas envolvidas no processo de onboarding poderão se preparar para fazer seu papel no processo de integração.

 

– Prepare e envie um kit de boas vindas. Além dos equipamentos de trabalho e dos brindes que a empresa pode oferecer, tais como mochila, caneca, etc., providencie também um mimo pessoal: um bilhete de boas vindas escrito à mão, um cartão assinado pelo time, etc. Esse tipo de ação causa uma sensação de valorização e acolhimento em quem está chegando, além de ser muito compartilhado nas redes sociais, o que ajuda a fortalecer o employer branding, despertando em outras pessoas o desejo de trabalhar naquela empresa também.

 

– Certifique-se de providenciar todos os acessos e ferramentas que o novo colaborador irá precisar.

 

2) PRIMEIRO DIA

 

– Faça uma reunião individual, explique como é o funcionamento da empresa: como as pessoas se comunicam, como são as relações, quais as ferramentas utilizadas, etc.

 

– Apresente o time. Marque uma reunião com todos os integrantes e peça para que cada um se apresente, explicando o que faz, quais as suas contribuições para a área, quais as interfaces com as demais áreas da empresa, entre outros.

 

 

Como estruturar um processo de onboarding remoto?

 

 

3) TENHA UM PROCESSO ESTRUTURADO

 

– É importante que a empresa já tenha um processo estruturado para apresentação dos objetivos, estrutura organizacional, composição das áreas, normas, processos, compliance, etc. Todas essas informações que antigamente passávamos um dia inteiro projetando slides maçantes para o novo integrante, hoje pode ser feito de forma muito mais rápida e interessante. Todo esse processo pode ser estruturado de forma digital ou até mesmo gamificado.

 

Aliás, a gamificação tem sido cada vez mais utilizada pelas grandes empresas no processo de onboarding, por ser uma forma divertida e eficaz de transmitir o conteúdo, com a possibilidade de avaliar o aproveitamento e criar um clima de “competição saudável” entre os colaboradores. Nessa mesma ferramenta, podem ser disponibilizadas as trilhas de aprendizado, com os treinamentos necessários para o início na função.

 

4) NOMEIE UM PADRINHO

 

– Defina quem será o padrinho de cada novo integrante. Essa pessoa será responsável por auxiliar o recém-chegado em sua adaptação. Normalmente, essa pessoa costuma ser o próprio líder ou algum par da área, mas também pode ser alguém do RH ou mesmo um colaborador mais antigo e experiente. O importante é que esse mentor saiba responder questionamentos sobre a empresa e seu funcionamento, tenha bom
relacionamento em geral e consiga esclarecer as dúvidas quanto ao trabalho executado.

 

5) PEÇA FEEDBACK

 

– Com 15 e 30 dias de trabalho, peça para o novo colaborador falar sobre como está sendo o trabalho, suas dificuldades e aprendizados, além de entender como está sendo seu processo de integração. Esse item é fundamental para o aprimoramento do programa e para garantir que os objetivos da integração sejam atingidos não somente para esse colaborador, mas também para os próximos que chegarão.

O processo de onboarding, quando bem estruturado e conduzido, causará um impacto positivo no colaborador e isso resultará em bons resultados para a empresa. Ao cumprir seu papel estratégico dentro da organização, levando bons profissionais para a companhia e auxiliando no seu desenvolvimento, o RH atua para que todos consigam cumprir seus objetivos pessoais e profissionais, aliados ao crescimento do negócio.

Escrito por: Vanessa Sanches

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