Ferramentas para reuniões online: dicas práticas de uso.

Quando conversamos com os profissionais do mercado de trabalho, um assunto sempre surge entre as reclamações: as reuniões online. 

Além do excesso de reuniões, alguns dos problemas mais citados são: falta de uma pauta clara, reuniões muito longas, colaboradores desmotivados e distraídos, falta de preparo dos participantes, etc.

Se você é líder de equipe e sofre com esses problemas, está na hora de virar esse jogo e fazer das suas reuniões um momento de troca e engajamento, que traga resultados práticos e colabore para uma gestão mais envolvente e eficaz.

Para isso, é preciso sair da mesmice e buscar soluções criativas e inovadoras para as suas reuniões. Hoje existem muitas ferramentas para reuniões online que podem ajudar nesse processo e basta um pouco de planejamento e dedicação para criar uma reunião que deixe os participantes envolvidos e com aquela sensação de que o tempo passou voando.

Então aproveita, pega aqui as nossas sugestões de ferramentas para reuniões online e comece a aplicar agora mesmo nas reuniões aí na sua empresa.

E se você quer dicas de como preparar uma reunião, engajar os participantes, fazer a gestão do tempo, entre outras, assista a essa aula que está disponível gratuitamente no nosso canal no Youtube:

 

 

FERRAMENTAS PARA REUNIÕES ONLINE

Existe uma variedade enorme de ferramentas para reuniões online, com usos e custos diversos, e a cada dia esse número cresce mais, com empresas lançando novas soluções conforme percebem a necessidade das empresas e profissionais.

Trouxemos aqui algumas que são mais conhecidas e/ou mais utilizadas por nós e nossos parceiros e clientes:

 

Para vídeo chamada:

Zoom, Teams, Google Meet, Whereby – Essas são as ferramentas de videoconferência já conhecidas por muita gente e utilizadas para transmitir a reunião online. 

Muitas empresas determinam o uso de uma delas em específico, mas se não é o seu caso, vale a pena conhecer as funcionalidades de cada uma, pois isso ajudará a encontrar a ferramenta ideal de acordo com seu objetivo. Atente-se ao fato de que as versões gratuitas possuem limitações de duração da chamada, número de participantes, etc.

 

Para trabalhar de forma compartilhada:

Conheça as soluções do Google Drive (Docs, Sheets, Slides, etc.)

O Google Drive é um serviço de compartilhamento e sincronização de arquivos em nuvem. É uma excelente ferramenta para compartilhar documentos com a equipe de forma online. Podem ser criados diretamente no drive ou fazer o upload de arquivos, tais como apresentações, documentos de texto, planilhas de cálculo, imagens, etc.

Lembre-se de que hoje, com o trabalho remoto, essa é uma forma de deixar todos com acesso aos materiais que são fundamentais para o trabalho e que podem ser acessados de forma assíncrona. 

Os usuários podem ter acesso a pastas específicas bem como podem editar ou somente visualizar cada documento da nuvem, conforme determinado pelo “dono” do drive (ou pelas regras de segurança digital da empresa).

 

Para interagir como se estivessem junto – e de forma visual:

Jamboard, Miro e Mural – São ferramentas que podem ser utilizadas em reuniões como um meio para compartilhar conteúdo entre os participantes e no qual eles podem interagir. 

É uma espécie de quadro em branco ou quadro colaborativo, no qual podem ser inseridas informações a serem compartilhadas e os participantes podem até mesmo editar, fazendo suas contribuições de forma online, cada um em seu dispositivo. 

Podem ser inseridas imagens, textos, formas e até mesmo notas adesivas. Alguns aplicativos possuem modelos prontos para serem adaptados ao seu objetivo, tais como fluxograma, estrutura Kanban, Mapa Mental, etc.

 

 

Para melhorar a produtividade sua e do time: 

Trello, Asana, Monday,  Jira –  Essas são ferramentas de produtividade muito úteis para gerenciar projetos e tarefas em equipe. 

Os projetos são desmembrados em atividades e todos conseguem visualizar as tarefas em andamento, receber notificações sobre atualizações do projeto bem como compartilhar comentários e arquivos com os colegas de equipe. 

Tudo é feito através de uma plataforma online, e é uma excelente opção para deixar registrado o que é decidido em uma reunião, como as ações, responsáveis e prazos.

 

Para turbinar os encontros e reuniões: 

Mentimeter – Serviço que permite que o usuário crie e compartilhe apresentações online, como se fosse um powerpoint turbinado!

Possui modelos que podem ser editados, inclusive com acesso a um banco de imagens. A apresentação pode ser compartilhada, através de um código gerado, na qual o usuário pode interagir em diversas atividades como, por exemplo, nuvem de palavras, enquetes, etc.

 

Para deixar mais divertido ou competitivo: 

Edupulses – É uma plataforma de interatividade online que possui diversos recursos que podem ser utilizados em reuniões online, tais como quiz competitivo, perguntas de múltipla escolha, enquetes com ranking, quadro colaborativo, sorteio, divisão dos participantes em grupos e muito mais. 

Não é preciso instalar nenhum aplicativo, todo o acesso é pela plataforma online, basta criar as atividades e compartilhar o link e código com os participantes. Excelente plataforma para quem tem dificuldade com outros idiomas, já que é 100% brasileira e está tudo em português.

 

Gostou das nossas dicas? Tem mais alguma ferramenta que você usa e gostaria de compartilhar sua experiência? 

Saber como conduzir uma reunião e criar uma interação entre os membros da equipe é apenas uma das responsabilidades do líder. Atividades que já eram difíceis de forma presencial, como delegar, dar feedback, estar presente e disponível para a equipe, entre outras, se tornaram grandes desafios com o trabalho remoto.

Não apenas as reuniões mudaram. A forma de conduzir um time também.

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