Como usar o whatsapp no trabalho?
Talvez você já tenha se perguntado sobre isso, se realmente utiliza da melhor forma e se aproveita de todos os recursos disponíveis.
Segundo artigo publicado pela Forbes Tech, os usuários brasileiros passam quase 30 horas por mês em apps de mensagens instantâneas. Quem lidera a lista, de acordo com o levantamento Panorama Mobile Time, é o WhatsApp, que está na preferência de 33% dos participantes da pesquisa.
Falar com clientes, fornecedores, time. Tudo acontece no whatsapp, que trouxe muitas vantagens mas que também gera inúmeros aborrecimentos – ou até mesmo, processos.
O uso do whatsapp no trabalho envolve dois aspectos principais: etiqueta ( o famoso bom senso) e funcionalidades. Então vamos falar sobre isso. Mas antes precisamos falar sobre comunicação.
Você sabe o que é comunicação síncrona e assíncrona?
A comunicação síncrona inclui todas as formas de comunicação que acontecem em tempo real, ou seja, as respostas e as interações são imediatas. Como uma conversa presencial, uma video chamada, ou mesmo uma ligação telefônica.
Resumindo: a comunicação síncrona exige resposta imediata e interações em tempo real.
Já a comunicação assíncrona tem como premissa não acontecer em tempo real, ou seja, as respostas podem ocorrer de forma intermitente, como nos casos quando as pessoas interagem por e-mail ou mensagens não instantâneas.
Ou seja: a comunicação assíncrona permite que as pessoas respondam cada qual no seu tempo, sendo ideal para o trabalho remoto.
Somente esta explicação já gera dúvidas nas pessoas: o whatsapp é um canal de mensagem instantânea ou assíncrona? Depende. E pra dar certo nos times, precisa haver o primeiro item:
Combinados e acordos sobre canais de comunicação.
Já recebeu um e-mail, uma mensagem no whatsapp e uma ligação, tudo ao mesmo tempo, da mesma pessoa e sobre o mesmo assunto?
Já abriu o whatsapp e viu que, quase meia noite, tinha mensagem de trabalho por lá?
Já recebeu uma mensagem no whatsapp “oi, pode falar” , sem continuidade no assunto? Sem saber do que se tratava, se era urgente ou não?
Tudo isso se resolve com combinados e acordos sobre canais de comunicação. Neles, iremos definir para o time ou empresa: o que falar, quando e por onde. Quais temas serão tratados por e-mail, quais por whatsapp, quais via reunião, e quais horários para isso acontecer.
Somente com estes combinados, muitas das questões serão resolvidas no time.
Uma coisa importante sobre este tema: analise sigilo e rastreabilidade das informações. Por mais prático que o whatsapp seja, muitas vezes as informações ficam perdidas por lá. Outras ferramentas podem ser mais úteis para o seu time, como o Slack (aqui tem um artigo com dicas de ferramentas, leia que irá te ajudar).
Outro ponto importante:
Uso do whatsapp fora do horário de trabalho gera pagamento de hora extra?
Segundo artigo publicado pela Escola Paulista de Direito, ainda não existe nenhuma lei, no Brasil, que trate especificamente do tema de ferramentas/aplicativos pelos colaboradores fora do expediente de trabalho. Mas, muitos profissionais da área jurídica têm utilizado o artigo 6 da CLT para lidar com processos que envolvam WhatsApp, e-mails ou qualquer outro tipo de mensagens utilizado após o período de trabalho.
Neste artigo 6, citado acima, podemos encontrar informações sobre a igualdade do trabalho remoto ao presencial e também sobre os “meios telemáticos”, que são na verdade os meios informatizados (e-mails, mensagens por aplicativos e mensagens de texto), e que possuem um peso igual aos meios pessoais e diretos. Deixando claro que quem trabalha fora do escritório e utiliza-se dessas ferramentas devem receber a mesma remuneração que alguém que está in loco na empresa.
O artigo também cita que é que não é por que um colaborador marcou uma reunião ou mandou uma simples mensagem fora do expediente que ele receberá hora extra, é necessário mais interpretações para avaliar o caso.
Para a jurisprudência não basta o colaborador apenas usar o aplicativo para já ganhar horas extras, os casos precisam ser analisados e estar implícito que o colaborador trabalhou por várias horas. Para isso, aquela mensagem no celular fez com que o colaborador tivesse que exercer outras atividades, como, por exemplo, ter que adiantar o projeto durante o final de semana para entregar no prazo é um dos casos em que a empresa deverá pagar por essas horas extras.
Uso do whatsapp: tradicional, web ou business?
O whatsapp possui aplicativos específicos de acordo com a necessidade do usuário. O aplicativo principal é o mais conhecido de todos, mas existem 2 outras ferramentas que podem ser úteis para você e seu time:
Whatsapp web e o WhatsApp para computador são extensões da conta do WhatsApp que você usa no seu celular. As mensagens que você envia e recebe são sincronizadas entre seu celular e computador, assim, você pode visualizá-las em ambos os aparelhos.
Já o WhatsApp Business é uma aplicação gratuita disponível para Android e iPhone, criada para negócios. O WhatsApp Business torna mais fácil interagir com clientes, proporcionando ferramentas que permitem automatizar, ordenar e responder rapidamente a mensagens.
Algumas das funcionalidades disponíveis no whatsapp business: perfil comercial, estatísticas, dados da empresa, automação de mensagens, limitação de horário de atendimento, loja integrada e etiquetas de atendimento.
Mesmo na versão simples do whatsapp existem funcionalidades úteis que muitos desconhecem, como:
- a busca por conversas e nomes
- dentro de uma conversa, pesquisar palavras
- dentro da conversa, achar as mídias trocadas (links, imagens e documentos)
- exportar conversas (para deixar salvo)
- e até mesmo o backup, que permite ter acesso a todas as conversas no caso de perda ou troca de aparelho.
As funcionalidades mudam de android para Ios, o segredo é testar e fuçar!
Agora que vimos os aspectos sobre funcionalidades, vamos falar sobre etiqueta e boas práticas no uso do whatsapp.
Cuidado com horários
Um ponto importante a ser destacado é a necessidade de entender os limites de horários.
Mesmo que você não espere uma resposta imediata, é difícil saber como a outra pessoa lida com essa questão e é preciso perceber se não existe uma necessidade implícita do retorno, especialmente quando existem níveis hierárquicos diferentes.
Antes de mandar uma mensagem, avalie se aquele é mesmo horário adequado, se a outra pessoa estará disponível ou em horário de trabalho. Uma solução é escrever a mensagem e anotar na agenda para enviar no próximo momento mais adequado, ou substituir por um e-mail ou convite para reunião, mencionando o tema.
Evite áudios
Outro ponto importante é sobre áudio. O formato é naturalmente polêmico, mas pode ser útil em vários momentos, para explicações um pouco mais complexas, quando a comunicação não precisa ser síncrona – ou seja, em tempo real.
O ideal aqui é sempre sinalizar com palavras chaves sobre o que se trata o áudio, para que fique claro e possível de ser localizado no futuro, caso seja necessário. Áudios longos devem ser evitados. O ideal é que ele tenha no máximo 2 minutos.
Escreva Corretamente
Mesmo sendo uma ferramenta informal de comunicação, a língua portuguesa deve ser respeitada também nas mensagens do WhatsApp. Falta de concordância, pronomes inadequados e pontuação confusa são bem comuns. Isso pode causar problemas em uma negociação, por exemplo, ou uma confusão em um horário de reunião. Por isso escreva sempre corretamente e revise seu texto, por mais simples que seja.
Descontração sim, respeito também
E será que dá pra ser descontraído nas conversas de WhatsApp no trabalho?
Claro que sim! Um tom mais amigável, a utilização de emojis e figurinhas podem trazer um diálogo mais leve e construtivo. É preciso, porém, lembrar que existe um limite e o respeito deve ser mantido sempre. Na dúvida: você agiria desta forma pessoalmente?
Direto ao Ponto
A conversa por apps de mensagens é diferente da conversa presencial e uma das vantagens é agilizar os processos, mesmo quando a outra pessoa não está disponível e tende a ser assíncrona. Por isso, é importante que você envie sempre a mensagem completa para o destinatário, assim, quando ele puder conferir, já pode responder de forma completa para você também.
Resumindo, você não precisa mandar um “oi, tudo bem” e aguardar a resposta da outra pessoa para continuar o assunto – isso só atrasará a comunicação. O ideal é que você seja educado, se apresente (se for o caso) e já envie toda a mensagem. Por exemplo: Oi, tudo bem? Espero que sim. Aqui é o Alberto, do setor de compras. Gostaria de saber se você já recebeu as notas do mês de novembro. Se sim, poderia me enviar, por favor? Obrigado.”
Cautela ao compartilhar informações da empresa
O WhatsApp não é uma ferramenta oficial da empresa, por isso é importante atenção à segurança da informação. Compartilhar planilhas, documentos importantes e informações confidenciais pode ser perigoso. Além de fazer a empresa perder a rastreabilidade, ou seja, não há como saber ou mensurar aonde aquela mensagem vai chegar.
Não deixe o App aberto
Como já mencionado, a troca de mensagens empresariais pelo WhatsApp tem muitas vantagens, mas também precisa pesar pela segurança. Por isso, é aconselhável que use senha (tanto no aparelho eletrônico quanto para entrar no próprio aplicativo).
Seja responsável
Parece óbvio, mas grupo de WhatsApp do trabalho deve ter, exclusivamente, as pessoas do meio profissional. Não faz sentido adicionar usuários que não fazem parte da companhia, ainda que temporariamente. Isso pode deixar as outras pessoas desconfortáveis. Importante também: quem sai da empresa deve ter tempo de se despedir e na sequência, sair do grupo.
Pense bem antes de postar
Muito cuidado com o que se fala, tudo fica registrado. Mesmo que uma mensagem possa ser apagada, sempre há o risco de alguém vê-la antes disso. Comentários paralelos podem comprometer pessoas do grupo, ofender e causar transtornos sérios. A famosa fofoca ou até mesmo assédio. Por isso, pense muito antes de enviar uma mensagem no grupo ou para pessoas do trabalho, inclusive fornecedores e clientes.
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