Trabalhar em home office é o sonho de muita gente.  Novas profissões, flexibilização da jornada de trabalho, busca de maior qualidade de vida – incluindo a fuga de passar horas no trânsito das grandes cidades, facilidade tecnológica, redução dos custos fixos. Não importa o motivo.

A questão é que o trabalho remoto é uma opção crescente entre profissionais e empresas.

Se até pouco tempo atrás o trabalho remoto era mais aplicável a profissionais autônomos ou de áreas como vendas e suporte técnico, hoje, em muitas empresas tradicionais, a possibilidade do trabalho remoto já é uma realidade em diversas áreas.

Para as empresas, economia financeira, sustentabilidade e concessão da condição como benefício aos funcionários são as principais questões avaliadas para implantação da modalidade de trabalho.  (No final do artigo eu trago informações sobre como as empresas podem se adequar a este formato)

O aumento de resultados acaba sendo visto como consequência.

Porém, para muitos profissionais trabalhar em home office acaba sendo muito mais produtivo.

Se esse não é o seu caso – se você ainda se sente improdutivo, tem muitas interrupções ou “se perde” nas atividades, este texto e as dicas que selecionei são para você.

Home Office na vida real

Eu trabalho a pouco mais de 3 anos em home office, cerca de 80% da minha semana em casa. Hoje tenho um espaço reservado para isso, mas nem sempre foi assim.

Quem se lembra do repórter da BBC, que estava ao vivo no ar, falando direto de seu espaço de home office e de repente as crianças entram correndo  na sala?

Isso se chama: vida real!

Pode conversar com quem trabalha em casa: todo mundo terá uma história tragicômica para contar (se você tiver, me conte! Editarei o artigo aos poucos, incluindo as melhores histórias!)

Eu já tive minhas cachorras latindo, com direito ao cachorro do meu cliente responder do outro lado da vídeo conferência.

Numa transmissão ao vivo inclusive, com cerca de 100 pessoas assistindo, uma delas resolveu “aparecer” e ficou subindo no sofá, por trás de onde eu estava sentada – e acabou saindo em todos os vídeos.

Também já aconteceu de acabar a luz no meio de teleconferências. E ter interrupção do sinal da internet naquele momento em que eu precisava entregar um relatório.

Em todas as situações, sempre agi com naturalidade: simplesmente expliquei a situação.  Sinceridade nestas horas funciona melhor do que cara de pânico ou fingir que nada está acontecendo.

Explico a situação e numa próxima analiso se tem algo a ser melhorado. Este é o processo básico para evoluirmos em qualquer quesito: não se cobrar e sim, analisar possibilidades de melhoria. Além do que, pedir desculpas não mata ninguém.

Outra situação comum: as pessoas ao redor acharem que você não está trabalhando. Filhos, amigos, vizinhos. Ao iniciar o trabalho em home office é comum as pessoas acharem que você está disponível para qualquer coisa.

Inclusive muitas vezes você mesmo esquecerá do trabalho e começará a arrumar as gavetas do guarda-roupas, mesmo tendo uma entrega urgente.

Então, se temos dificuldades, bora falar das facilidades!

Dicas para ter uma melhor experiência e performance ao trabalhar em home office:

#1  Organize-se

Disciplina e foco farão toda diferença. São comportamentos que temos condição de desenvolver e aprimorar (foco para mim sempre foi desafiador!).

Muita gente imagina que irá trabalhar menos em home office. A grande realidade é que muitas vezes acabamos trabalhando mais! Trabalho acumulado, demandas inesperadas, infraestrutura que não funciona quando você mais precisa!

Saiba definir prioridades, ter clareza sobre as entregas e demandas previstas e utilize ferramentas de apoio.

Os apps que eu mais uso:

• Evernote para organizar ideias, inclusive para anotar em áudio ideias para próximos textos;
• Trello para organizar as demandas e tarefas da equipe (todos trabalham de forma remota);
• Ferramentas do Google – Agenda e Drive são os que mais uso. Assim, integro tudo – compromissos e arquivos, e minha equipe consegue acompanhar a distância.
• Zoom – para conversas online. Ele traz facilidades como o uso até 100 pessoas, quadro branco e gravação da reunião.

Todos funcionam no notebook e no celular simultaneamente, assim, de onde você estiver terá acesso. (não é propaganda, não ganhei nenhum centavo, são os que realmente uso)

#2  Planeje-se

Como citei, utilizo o Trello para gerenciamento dos projetos e tarefas. Porém estabeleci em minha rotina um hábito que me tornou extremamente produtiva e focada:

Planejamento Semanal e Metas diárias.

Como funciona na prática:

• Uma vez na semana (eu faço isso no domingo) olho para meus resultados esperados e tarefas do mês.

• Defino o que farei nesta semana para conseguir evoluir ao máximo: de entregas a tarefas, a prioridade é definida ali.

• Elenco estas prioridades em ordem de importância para meus resultados, sempre começo executando a mais importante / prioritária.

• Todos os dias pela manhã faço meu checklist do dia, avaliando o que já cumpri, o que falta fazer e novas demandas que aparecem no meio do caminho.

• Não “me deixo interromper” enquanto não cumpro a meta do dia

Também é muito importante você planejar as demais atividades: das compras de casa à atividades e recursos que precise de terceiros, junto com as suas atividades de trabalho. É comum, principalmente no começo, subdimensionar o tempo gasto nas atividades e ser interrompido por questões não planejadas. Aos poucos você terá melhor noção e controle.

Neste artigo eu falo sobre prioridade e planejamento

#3  Cuide do seu tempo

Não fique acessível 24h por dia. Trabalhando remoto você pode ser acionado via whatsapp, telefone, e-mail e mais as notificações dos sistemas e aplicativos que utilizar. Acabamos perdendo muito tempo com isso. O que sugiro é que você intercale tempos de respostas /  contatos com o tempo em que foca no que precisa fazer.

Também é muito importante fazer pausas. É comum pessoas que trabalham remoto ficarem o dia todo em frente ao computador e não verem literalmente a cor do dia. Levante, faça pausas rápidas, espreguice. Eu costumo sair pra almoçar ou tomar um café fora, inclusive.

Uma técnica incrível para essa administração do tempo que eu utilizo é o POMODORO.

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A técnica consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos

Passo-a-passo

• Escolher e listar as tarefas a serem executadas;
• Ajustar o cronômetro para o tempo desejado (geralmente 25 minutos);
• Escolher a tarefa inicial;
• Trabalhar na tarefa escolhida até que o alarme toque. Se alguma distração importante surgir, anotá-la e voltar o foco imediatamente de volta à tarefa;
• Quando o alarme tocar, marcar um “x” na lista de tarefas;
• Se houver menos de 4 marcações, fazer uma pausa curta (3-5 minutos);
• Se houver quatro pomodoros marcado, fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos), zerando a contagem de marcações e retornando ao passo 1.

As etapas de planejamento, controle de tempo, gravação de registros e visualização são fundamentais para a técnica.

Na fase de planejamento de tarefas, são priorizados os itens que devem ser feitos no dia. Isso permite que os usuários possam estimar as tarefas que exigem maior esforço. Como cada pomodoro refere-se a um período indivisível de 25 minutos, que deve ser registrado na lista, é possível fazer uma auto-observação de como o tempo é gasto.

Um objetivo essencial da técnica é reduzir o tempo das interrupções, adiando outras atividades que interrompam o pomodoro.

(fonte sobre Pomodoro: wikipedia)

#4  Delimite e organize seu espaço

Quem começa a trabalhar em casa sofre com a invasão ou perda do espaço e da agenda, principalmente quando não vive sozinho.

Filhos e família podem não considerar que você está em casa trabalhando, por isso, é fundamental ter o espaço de trabalho bem definido.

Se possível, tenha uma mesa /  cantinho para seu uso.

Se isto não for possível e você acabar trabalhando na mesa da sala, tenha o seu kit de trabalho, com todas as suas coisas dentro. Ao iniciar seu dia, organize seu espaço.

Também é importante informar as pessoas que convivem com você sobre o trabalho que você realiza e qual apoio precisa deles para tudo fluir bem. Eu fiz “acordos” em casa, como por exemplo: porta fechada significa “não interrompa”. Quando estou em vídeo conferência ou preciso ter mais foco, fecho a porta!

Livre-se ao máximo dos papéis. Quanto mais a sua vida estiver no mundo online, mais simples e leve ficará o seu dia a dia e mais fácil ficará pra você se adaptar a um novo lugar de trabalho quando necessário. Lembre-se também de ter backup de tudo!

#5  Você é um profissional, apenas num novo ambiente

Mesmo que você passe o dia todo de pijama e atenda as pessoas por chat, saiba: você precisa se lembrar que está a trabalho.

 

Preocupe-se com a imagem e credibilidade que transmite. Da qualidade da internet, das ferramentas e documentos que entrega, à sua imagem pessoal, tudo influenciará numa questão importante: seu ânimo, motivação e imagem profissional.

Muita gente começa a trabalhar de forma remota e se isola ou fica “desleixado”, para de se preocupar em se apresentar, em se cuidar, em se atualizar.

Fora cuidar de você, cuide do ambiente. Trabalhar num ambiente agradável irá afetar diretamente na sua produtividade e bem estar.

#6  Mantenha, cultive e crie relacionamentos

Cuidado para não se “apagar do mundo”, afinal já diria a famosa frase: Quem não é visto não é lembrado.

Estabelecer bons contatos, manter os relacionamentos e criar novas oportunidades de conhecer gente é fundamental.

Inclua em sua rotina participar de eventos presenciais, marcar compromissos com seus colegas de trabalho e frequente ambientes de trabalho colaborativos – existem muitos escritórios abertos, coworkings e cafés onde profissionais e encontram.

São espaços de trocas valiosas e excelente networking.

Depois de quase dois anos de trabalho remoto o que eu mais sentia falta era de gente de carne e osso! Ir alguns dias para um coworking foi a solução ideal, hoje isso agrega muito para meu trabalho e motivação. 

Para ter bons resultados e entrosamento, escolha um lugar em que haja sinergia com os profissionais que frequentam o espaço.  

Trabalhar remoto não necessariamente significa trabalhar apenas de casa.

O Jornal a Folha de São Paulo publicou uma matéria em fevereiro/2018 onde fala sobre as vantagens para as empresas em utilizar a modalidade de home office e fala sobre as mudanças ocorridas na legislação trabalhista, que hoje já permite e regulamenta este tipo de trabalho, inclusive sobre as regras para custeio da infraestrutura.

Os principais pontos da relação empresa x funcionário são:

• Deve constar no contrato quem vai arcar com os custos de infraestrutura e equipamentos necessários para a atividade, como internet e computador. Estes custos são negociáveis.
• Não se computa e não há limite para a jornada de trabalho, o trabalho é por produtividade.
• Os benefícios permanecem os mesmos, exceto vale transporte. O Vale refeição continua sendo devido, caso faça parte do pacote de benefícios (quem trabalha em casa também almoça, certo?).
• Sobre acidentes, a empresa deve instruir o funcionário sobre como evitar acidentes de trabalho e fazê-lo assinar um termo de responsabilidade. Em caso de acidente, a empresa pode alegar que não tem como saber se ele trabalhava no momento. (ex: a pessoa tropeçou na cozinha de casa e se machucou. Como saber se naquele momento estava trabalhando? Impossível).

E aí, como é para você trabalhar em home office? Tem histórias, dicas ou dúvidas? Me escreva!

Se você precisa identificar e desenvolver seus comportamentos para ter melhores resultados,  um processo de coaching com acompanhamento individual irá te ajudar.